完全リモートワークの時期を過ぎたものの、withコロナ、ポストコロナの世界では、管理業務についても大きな変革が求められる。
筆者も完全リモートワークになった際に戸惑い、試行錯誤が多く発生した。本コラムでは、日本の組織の現状を踏まえた、直接部門における労務管理や業務進捗・品質の管理など、ホワイトカラーの管理業務の変革ポイントを考察する。
管理業務に必要な事務作業工数はできる限り抑え、ヒトと仕事そのもの（＝直接業務）のマネジメントに注力したいところである。しかし実際には、急激な就業環境の変化についていけない業務が、事務作業工数の増加に繋がりかねない。この機会を捉えて、管理業務のどの領域が中心的な変革ポイントであり、そこでデジタル技術（IT）の恩恵をどのように得られるのかを考察したい。
何が非効率か？ 労務管理、所在、予定の確認等を例にとって
非効率が生じている管理業務の一つ目は、従来手法で管理はできるものの、管理のコンテクストやルールの変化にITの仕組みがついていかない業務である。その代表例として、読者の皆様の組織でも大いに悩まれたと思う労務管理を取り上げる。
特に、従業員個人の裁量が大きい業務の場合、リアルな空間を共有して稼働状況を確認していた管理職の方々は、急にオンライン中心の業務になってその確認に戸惑ったり、従業員の所在・体調・予定等の確認に追われたのではないだろうか。
また、withコロナの現在では、従来の労務管理の仕組みの中では十分な情報がなく、出社予定・出社率の管理、はたまた、出社や顧客先訪問履歴の管理のために、様々な報告を従業員や現場ごとに求める運用が必要になっている組織もある。
目的・タイミング別に報告を求める事項が異なったり、従来の事前申請の中では確認項目が不足するケースもある。さらに、危機管理モードの中でエスカレーションラインが変更になるなど、従来型のITシステムではすぐに対処できず、改修するにもコストがかかるなどの問題も発生している。これに対して、都度の報告を積み重ねた運用を行うと、結果的に、メール／社内SNS／EXCELでの報告が2重3重になってしまう。
上記の問題に対しては、柔軟な開発を可能とするIT基盤を用いて、旧来の仕組みとの連携をうまく作ってやることで、非効率を回避できるはずである。そうしたIT基盤の例には、コーディングをあまり行わずに開発を行うための専用の基盤・ツールである「ローコード開発基盤」（Pega、OutSystems、Power Platform、Magic xpa、など）や、社内SNS上での簡易な開発、RPAなどがある。
何が見えていないのか？ 業務の進捗把握や問題の発生・課題の認識を例にとって
非効率が生じているもう一つのタイプの管理業務が、業務の進捗把握や問題・課題の把握や対処である。これらは、リモートワークの普及により、業務が共通のリアルな「場」の中だけで行われなくなったことで、一見、「見えづらく」なってしまったタイプの業務である。
リモートワークの普及に伴って、従来は対面でのみ共有してきた様々な情報を、社内SNS（一部は社外とも共有）等のスペースで共有しながら進めるスタイルが普及しつつある。これは多くの企業において、革命的にコミュニケーションが変化した事象の一つだと思う。それまでは、リアルな場での会話や、良くて電話とメールで済まされてきたコミュニケーションが、社内SNS等のスペース上で、各種ファイルとコミュニケーション（やり取り）が残されるようになったからである。
筆者も含め昭和世代の管理者は、仮に従業員からの「報・連・相」が来なくても、問題の発生やその予兆を、リアルな場の「空気」で察知してきた。しかし、上述した変化に伴って、問題の発生やその予兆の把握が急にできなくなり、不安を感じたのではないだろうか。この不安をそのまま解消しようと、「今どうなっている？」を連発すれば、立派な昭和おじさんのレッテルを貼られて、いよいよ状況がわからなくなってしまう。
一方、プロジェクトスタイルで遠隔拠点を含めた業務を進める企業にとっては、そうした仕事のやり方は当たり前のことであったかもしれない。プロジェクトスタイルでは、タスクスケジュール、マイルストン等の定義に沿っての報告に加えて、比較的短期の進捗確認が日常であるため、管理者も管理ポイントが明確である。多くの業務でこのように、マイルストン管理と、管理項目とサイクルを明確にするといったマネジメントの基本に立ち返ることが重要である。
管理職業務の変革に向けた活動をしよう
管理業務のやり方が変わり、不安を感じている管理職の方も多いと思う。しかし、これまで「空気」を読むしかなかった管理のやり方を、大きく変革できるチャンスでもあることをお伝えしたい。従来は、管理者の側から細やかな把握をしようとすると、報告する側（従業員）に負荷をかけないとできなかったこと多かった。しかし今回の変化により、業務活動のかなりの部分がサイバーの世界に載るという状況が期せずして生まれたのである。
すなわち、この（一見）「見えづらく」なった業務そのものの管理を、勘と経験の世界から、科学的なマネジメントの実践に移行する絶好の機会ではないのだろうか。従来では考えられない割合で、ITの力を発揮できるサイバーの世界に、非公式コミュニケーションを含めた各種情報が残る状況が生み出されつつある。社内SNS等に上げられる情報、オフィスにいる場合の様々な情報（EXBOARDやGeoMationなどを使った位置情報等）も含めて、科学的なマネジメントに役立つ情報提供・機能提供が進むよう、筆者も検討を進めたい。
本文中のリンク・関連リンク：
- ローコード開発基盤の例
- オフィス内での位置情報把握（IoT的に事務作業の状況を把握）の例